En el artículo de hoy abordaremos uno de los problemas con los que, a buen seguro, se habrán encontrado en alguna ocasión muchos de nuestros lectores. La necesidad de apostillar o legalizar un documento público emitido en un país, para que éste sea admitido en otro. Documentos académicos, certificados de defunción, nacimiento, poderes notariales, sentencias judiciales, certificados de antecedentes penales… Los documentos que, en un momento determinado, podemos necesitar apostillarse son muy variados. ¿Es siempre necesaria la Apostilla en España?. ¿Qué efectos tiene?. ¿Hay alguna excepción?. Analizamos todas estas cuestiones, a continuación.
Apostilla. ¿En qué consiste apostillar?. ¿Qué efectos tiene?.
Pongamos un ejemplo bastante habitual. Un residente británico, con bienes en España, fallece en el Reino Unido. Para tramitar la herencia será necesario que el certificado de defunción emitido en el Reino Unido, esté debidamente apostillado. ¿Qué papel desempeña la apostilla?. La apostilla o legalización es el proceso mediante el cual se otorga validez, legalidad y autenticidad a este documento, para que lo reconozcan las autoridades españolas.
¿Cómo funciona en la práctica?. Primero, la autoridad competente tendrá que realizar las comprobaciones oportunas (autenticidad de la firma, la condición de la persona firmante del documento etc.). Posteriormente, se añadirá una hoja, en el reverso del documento que se quiere legalizar certificando su autenticidad. Esta hoja es lo que se conoce como “apostilla”.
Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961
Uno de los convenios internacionales más importantes a este respecto es el Convenio de la Haya, de 1961. En él, los países firmantes, se comprometen a reconocer mutuamente la autenticidad de cualquier documento público emitido en sus respectivos territorios. La importancia de este convenio radica en que ha sido ratificado por casi 100 países en todo el mundo. Incluyendo a la Comunidad Europea, EEUU, Canadá, México, Australia, y multitud de países de Latinoamérica. Su amplia aceptación en la comunidad internacional ha convertido a la “Apostilla de la Haya” en uno de los mecanismos más utilizados para el reconocimiento de documentos extranjeros.
Reglamento (UE) 2016/1191: exención de legalización de determinados documentos.
En el ámbito de la Unión Europea, el 16 de febrero de 2019 entró en vigor el Reglamento 2016/1191. Este Reglamento ha simplificado enormemente las relaciones entre los países miembros. Su principal novedad es que recoge una lista de documentos que no requerirán de apostilla ni legalización alguna. Entre ellos los certificados de nacimiento, defunción, matrimonio, nacimiento, divorcio, ausencia de antecedentes penales, etc. Todos estos documentos deberán ser admitidos por los demás países miembros sin ningún otro requisito que, en su caso, una traducción jurada del mismo.
Apostilla en España: ¿Qué autoridad es la competente en cada caso?.
Depende de tipo de documento que se quiera apostillar. Por ejemplo, los documentos notariales, deberán ser apostillados por los colegios notariales (o los notarios que éstos designen). Por su parte, los documentos judiciales, deberán ser apostillados por autoridades o funcionarios judiciales. El Real Decreto 1497/2011 se encarga de determinar qué autoridades son competentes en cada caso.
Si usted necesita información sobre la apostilla en España, en White-Baos somos expertos en derecho internacional privado, no dude en contactarnos. Igualmente, si precisa apostillar documentos británicos otorgados por las autoridades del Reino Unido, ante las oficinas de la Foreign and CommonWealth Office, podemos ayudarle.
La información proporcionada en este artículo no pretende ser asesoramiento legal, simplemente transmite información relacionada con cuestiones legales.
Carlos Baos (Abogado)
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