Dans l’article d’aujourd’hui, nous aborderons l’un des problèmes que, sûrement, de nombreux lecteurs ont rencontré à un moment donné : le besoin d’apostiller o de légaliser un document public délivré dans un pays, afin qu’il puisse être admis dans un autre. Documents académiques, actes de décès, de naissance, pouvoirs notariés, décisions judiciaires, extrait de casier judiciaire… Les documents qui, à un certain moment, peuvent avoir besoin d’apostille sont très variés. L’apostille en Espagne est-elle toujours nécessaire ? Quels effets a-t-elle ? Y a-t-il des exceptions ? Nous analysons toutes ces questions ci-après.
Apostille. En quoi consiste apostiller ? Quels effets a-t-elle ?
Prenons un exemple assez fréquent : un résident britannique, ayant un patrimoine en Espagne, décède au Royaume-Uni. Pour gérer l’héritage il faudra que l’acte de décès délivré au Royaume-Uni soit dûment apostillé. Quel rôle joue l’apostille ? L’apostille ou la légalisation est le processus par lequel on accorde la validité, la légalité et l’authenticité à ce document, pour qu’il soit reconnu par les autorités espagnoles.
Quelle est la procédure dans la pratique ? En premier lieu, l’autorité compétente doit réaliser les vérifications pertinentes (authenticité de la signature, la qualité de la personne qui signe le document, etc.). Par la suite, on rajoutera une feuille au verso du document que l’on souhaite légaliser certifiant son authenticité. C’est cette feuille que l’on appelle une “apostille”.
Convention de la Haye du 5 octobre 1961
L’une des conventions internationales les plus importantes à cet égard est la Convention de la Haye, de 1961. Dans celle-ci, les pays signataires s’engagent à reconnaître mutuellement l’authenticité de tout document public délivré sur leurs territoires respectifs. L’importance de cette Convention réside dans le fait qu’elle a été ratifiée par presque 100 pays du monde entier. Y compris la Communauté européenne, les États-Unis, le Canada, le Mexique, l’Australie, et de nombreux pays d’Amérique latine. Sa large acceptation dans la communauté internationale a fait de “l’Apostille de la Haye” l’un des mécanismes les plus utilisés pour la reconnaissance de documents étrangers.
Règlement (UE) 2016/1191 : dispense de légalisation de certains documents.
Le 16 février 2019 est entré en vigueur dans le domaine de l’Union européenne le Règlement 2016/1191. Ce Règlement a énormément simplifié les relations entre los pays membres. Sa principale nouveauté est qu’il contient une liste de documents qui ne précisent ni d’apostille ni de légalisation. Parmi eux, les actes de naissance, de décès, de mariage, de divorce, d’absence de casier judiciaire, etc. Tous ces documents devront être admis par les autres pays membres sans autre exigence que, le cas échéant, leur traduction assermentée.
Apostille en Espagne : Quelle est l’autorité compétente pour chaque cas ?
Cela dépend du type de document que l’on souhaite apostiller. Par exemple, les documents notariés doivent être apostillés par les associations notariales (ou par les notaires désignés par ces associations). De leur côté, les documents judiciaires doivent être apostillés par des autorités ou des huissiers de justice. Le Décret royale 1497/2011 est chargé de déterminer quelles autorités sont compétentes dans chaque cas.
Si vous avez besoin d’informations sur l’apostille en Espagne, chez White-Baos nous sommes experts en droit international privé, n’hésitez pas à nous contacter. De même, si vous devez apostiller des documents britanniques accordés par les autorités du Royaume Uni, auprès des bureaux de la Foreign and CommonWealth Office, nous pouvons vous aider.
L’information fournie dans cet article ne prétend pas être un conseil légal, il transmet simplement des renseignements d’ordre général sur des questions juridiques.
Carlos Baos (avocat)
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